svastara

SVE I SVASTA ZA SVAKOG PO NESTO


    Kako pravilno napisati e-mail

    Share

    Admin
    Admin

    Posts : 31
    Join date : 2010-01-20
    Age : 38

    Kako pravilno napisati e-mail

    Post by Admin on Wed Jan 27, 2010 1:20 pm

    Vreme dopisivanja i očekivanja pisama je
    zadobilo potpuno drugi kontekst osavremenjavanjem tehnologije. Umesto
    poštara danas očekujemo malu, belu kovertu na dnu monitora. Iako je u
    velikoj meri komunikacija olakšana, moramo biti svesni da i elektronska
    pošta zahteva određena pravila ponašanja i pisanja.



    Jasno formulišite adresu i „subject"



    Pored jasno formulisane adrese primaoca, bitan segment e-mail-a je
    „subject" tj. naslov mejla koji služi kako biste u par reči formulisali
    temu o kojoj pišete u samom pismu. Naslov mejla je važan jer veliki
    broj pisama koji se šalju u svojstvu reklame bivaju izbrisani, zato
    jasno naznačite šta želite da kažete pismom koje šaljete. Naslov mejla
    treba da bude dobar i primamljiv jer će, na taj način, odmah privući
    ljude da pročitaju mejl i dati im jasnu sliku o čemu se u mejlu govori.



    Ako je u pitanju, npr. bitan mejl koji biste hteli da pošaljete
    poslovnom partneru, naslov mejla na to treba da ukaže. Isto tako, ako
    je u pitanju mejl sa nekom šalom, naslov je taj koji to treba da nam
    otkrije, jer tako odmah možete uvideti da je to nešto što možete
    pročitati i u pauzi. Još jedan razlog zašto naslov mora da bude jasan
    je da bi ljudi kasnije u sandučetu sa primljenom poštom (inbox-u) ili
    sandučetom za poslatu poštu (outbox-u) lakše našli određeni mejl.



    Pismo započnite pozdravom a završite potpisom



    E-mail se kao i sva pisma započinje ljubaznim pozdravom (Poštovani
    XY, Cenjeni XY). Ispod pozdrava bi trebalo da stoji uvod kojim biste
    svog "sagovornika" uveli u osnovni sadržaj i cilj pisma tj. poruku.
    Poruka, kao što smo već i rekli, mora da bude veoma precizna, da se ne
    postavlja pitanje "šta je pisac hteo da kaže ovim pismom".



    Zaključak kojim završavate pismo služi da jasno naglasite šta
    želite da postignete. Na samom dnu završenog pisma bi trebalo da stoji
    vaš potpis koji uključuje i vašu poziciju u kompaniji za koju radite i
    vaš službeni kontakt.



    Poštujte privatnost tuđih mejlova



    Kad ste u prilici da mejl šaljete na veliki broj adresa (ovo je
    čest slučaj kad se šalju šaljivi mejlovi prijateljima), možda je bolje
    da ne stavljate 15-20 mejl adresa u polje "to" nego da formirate grupu
    prijatelja u okviru svog mejl naloga. Na ovaj način primaoci neće
    videti spisak adresa svih ljudi koji su, takođe, primili taj mejl.
    Druga opcija je da stavite adrese u "bcc" umesto u polje "to". Ljudi
    kojima ste poslali taj mejl će verovatno da ga proslede dalje, tako da
    će mnogo ljudi dobiti spisak mejlova vaših prijatelja. Ista pravila
    važe i kad prosleđujete (forward) nečiji mejl na veći broj adresa. U
    tom slučaju možete da izbrišete iz prosleđenog teksta spisak mejlova
    ljudi koji su taj mejl prvobitno dobili. Ovo je i jedan od načina da se
    zaštitite od neželjene pošte tj. „spam"-a.



    Pravilno napišite pismo



    Pravilno napisano poslovno pismo bi trebalo da bude kratko, jasno i
    ljubazno. E-mail nije forma komunikacije prilikom koje treba da budete
    detaljni i opširni. U najkraćim crtama napišite šta želite i eventualno
    zakažite sastanak prilikom kog biste mogli objasniti preostale detalje
    "oči u oči" ili bar telefonski. Ukoliko je nešto veoma važno, duži opis
    možete da dodate u "attachment".



    Takođe je važno da pismo koje ste napisali bude pre svega pravilno
    (gramatički i stilski) uređeno. Osoba koja čita vaše pismo mora odmah
    da spozna važne informacije koje ste želeli da istaknete. Radi
    preglednosti tekst možete da podelite u manje celine, koristeći blok
    forme.



    Izbegavajte pisanje poverljivih podataka



    U samom sadržaju bi trebalo da izbegavate važne podatke i
    informacije za koje smatrate da ne bi trebalo puno ljudi da zna,
    ukoliko to ne možete da izbegnete naznačite to jasno tako da primalac
    ima u vidu da je ono što je napisano u pismu namenjeno isključivo
    njemu.



    Oznaka za hitne mejlove



    Informacije koje su veoma važne tj. koje bi što pre trebalo da
    stignu do svog odredišta možete naglasiti i tako što ćete ga označiti
    crvenim uzvičnikom ili zastavicom. Ovako će osoba koja prima mejl odmah
    znati šta je vama prioritet.



    Traženje potvrde prijema mejla



    Potvrda prijema mejla nije uvek neophodna jer to može biti zamorno
    pogotovu ako u toku dana primate puno mejlova. Takođe, nije retka
    pojava da kolege međusobno razmenjuju mejlove koji imaju komičan
    sadržaj, pa ako je potvrda nameštena kao obavezna, neće imati smisla
    jer se u takvim prilikama ona ne očekuje. Potvrda se, dakle, traži kada
    i ukoliko to ima smisla.



    Odgovorite na vreme



    Ukoliko ste vi primili e-mail, važno je da na njega odgovorite na
    vreme, optimum je oko 24 časa. Naravno, ukoliko niste u mogućnosti,
    učinite to što je pre moguće uz dodatno obrazloženje zbog čega kasnite
    sa odgovorom, koje takođe, treba da bude u kratkim crtama.

      Current date/time is Mon Aug 21, 2017 8:47 pm